Qu’est-ce que Lean Office Digital?

| Conseils d'expert

Le Lean office transpose les préceptes du Lean, initialement applicables aux processus industriels, dans les activités administratives et tertiaires. Ces dernières sont alors regardées comme des « usines à information » qui ne produisent certes pas de biens matériels, mais des décisions, des analyses, des saisies ou des compilations de données.

 

Lean-OfficeJusqu’à ces dernières années, un tel regard sur le travail dans les bureaux pouvait sembler incongru. Les activités tertiaires reposaient en effet, dans l’esprit du plus grand nombre, sur des compétences et des capacités d’organisation individuelles. Au rang de ces dimensions individuelles, on comptait l’organisation, la gestion du temps, la rigueur dans le traitement et le classement des dossiers, la compétence, l’expérience, la rapidité de traitement de l’information etc. L’organisation du process n’était finalement que très rarement remise en question.

 

Si l’on s’affranchit de cette vision « métier » du travail réalisé dans les bureaux, il est possible de le décrire comme un ensemble de flux,  flux d’informations et flux physiques,  qui reçoivent de la « valeur » à diverses étapes. Il faut également prendre en compte l’utilisation des ressources mutualisées (imprimantes, photocopieurs, espace de coworking, salles de réunions, Obeya Room, etc…).

Avec un tel regard, les principes du Lean trouveraient leur légitimité :

Identification de la valeur ajoutée pour le client (analyse SAV, enquête satisfaction clients, étude de marché…),

  • Description et compréhension du processus actuel (cartographie, temps sans valeurs ajoutées, Value Stream Mapping…),
  • Elimination systématique des pertes,
  • Elaboration du processus cible en s’appuyant sur un flux continu associé à une charge de travail correctement répartie, formalisation des bonnes pratiques.

Le Lean Office a pour but d’accélérer la vitesse de traitement de vos différents processus en minimisant les coûts, en améliorant la fiabilité et la réactivité du processus actuel :

  • Réduire les activités (opérations, gaspillages) qui génèrent de la non-valeur ajoutée en fonction du besoin client préalablement défini,
  • Réduire le temps de cycle du processus,
  • Réduire le nombre d’erreurs,
  • Simplifier et visualiser les flux pour mieux les mettre sous contrôle.

L’organisation du processus en flux continu implique généralement :

  • Un travail en équipe structuré qui s’appuie sur le développement de la polyvalence/suppléance,
  • Une réimplantation géographique des bureaux et des différents équipements,
  • Une animation dynamique de la performance de l’équipe (management visuel, Animation à Intervalle Court).

L’intervention de l’humain est ici prépondérante. En effet, à l’inverse des processus industriels faisant appel à des machines de production, pour ces métiers, les producteurs sont les collaborateurs eux-mêmes.

Afin de pouvoir développer au mieux leurs actions, il est nécessaire d’avoir une réflexion en parallèle à la fois sur les processus optimisés mais également sur les outils et méthodes digitales associés. Le digital centré sur l’humain permet alors de concentrer l’activité des collaborateurs sur leur valeur ajoutée et de fluidifier l’ensemble du process. Il est donc obligatoire de conduire simultanément l’optimisation des processus et la transformation digitale de l’entreprise.

 

 

Dorian Hurault – Chef de projet optimisation des flux