Lean Office

Qu’est-ce que le Lean Office?

Dans un monde VICA (Volatile Incertain Complexe et Ambigu), il est vital de garder (ou de reprendre !) le contrôle de son activité et de son environnement de travail.

Cela démarre bien sûr par une organisation personnelle : gestion de son temps, de ses priorités et de son poste de travail. Il est en effet vital de clarifier le travail à faire, d’identifier les premières actions et de savoir où retrouver les choses ou les informations.

Cela se poursuit par une organisation collective efficiente, où les processus ont tous été cartographiés, formalisés et optimisés. C’est dans cette étape que la transposition des principes du Lean Manufacturing au monde des bureaux (les processus administratifs et le tertiaire) développe toute sa puissance. On parle alors de Lean Office.

Ses grands principes sont :Lean-Office

  • Réduire le temps de traversée au maximum afin de facturer le service le plus tôt possible, de minimiser ainsi l’impact des frais de structure sur le prix de revient (management, fonctions supports,…), maximiser la satisfaction du client souvent corrélé à une livraison rapide
  • Minimiser les temps sans valeur ajoutée, qui n’apportent pas de profits
  • Eliminer les gaspillages (surproduction de documents ou d’informations inutiles, temps d’attente, opérations redondantes, stock en cours « en piles » entrainant des tris longs et pénibles, déplacements inutiles, erreurs liés à une mauvaise formalisation des modes opératoires…)
  • Optimiser les flux de documents, d’informations et de personnes au sein de l’organisation
  • Créer et maintenir un environnement de travail organisé, rangé, propre, standardisé et maintenu ainsi dans le temps.

Comment démarrer le Lean Office?

Il s’agit de s’assurer avant de démarrer une telle démarche que l’entreprise est dans un état qui présente une bonne observabilité des processus. Ce n’est malheureusement pas souvent le cas ; C’est la raison pour laquelle une méthode 5S est généralement déployée avant toute action Lean Office.

En plus de la propreté et de l’ordre, un des nombreux effets induits de la méthode 5S sera notamment d’améliorer la standardisation des postes de travail, mais également des modes opératoires, de codes de signalisation dans l’organisation… La polyvalence et la prise de nouvelles fonctions des acteurs seront ainsi facilitées.

Comment poursuivre le Lean Office?

Une cartographie fine des processus permettra de démarrer une des principales étapes d’une démarche Lean Office : l’optimisation des processus. Celle-ci permettra d’obtenir tous les avantages décrits en introduction.

Et en prime, des effets induits inattendus surgiront : le fait de formaliser collectivement et d’impliquer les effectifs en mode projet permet souvent de fédérer et d’innover, de diffuser une démarche d’amélioration continue aux bénéfices insoupçonnables !

 

Pour affiner la démarche et rechercher des performances encore plus aiguisées, il est possible de modéliser le processus à l’aide d’un jumeau numérique de l’organisation : ce modèle de simulation de flux va utiliser des lois de distribution (issues de l’observation) pour caractériser les temps de cycle des différentes activités, des objets (au sens informatique du terme) pour matérialiser les ressources (personnes, services) et estimer leur taux d’occupation, des entités pour reproduire la circulation des informations, des personnes,… Il sera alors possible de comparer différentes architectures de flux (en phase de conception) et également de prédire l’impact d’un aléa ou d’une situation inédite en phase d’exploitation réelle. On parle alors dans ce cas de Lean Office 4.0.

Comment déployer le Lean Office?

Le déploiement collectif d’une telle démarche ne peut pas s’opérer sans encombre sans une méthodologie CoDev : impliquer des volontaires, par petits groupes et petits pas, qui vont pouvoir diffuser le changement, en trouvant des consensus entre un tout petit nombre de personnes. Cette exemplarité à identifier des solutions nouvelles se propage à vitesse croissante dans l’organisation.

On ne peut pas imposer une telle transformation. Même si elle est induite et supportée par la direction de l’organisation, elle se propage depuis le terrain.

Comment rendre durable le Lean Office?

Le dernier S de la méthode 5S veut dire « Suivi ». Cette nouvelle façon Lean Office de travailler est mise sous contrôle dans le système qualité de l’entreprise au même titre qu’un autre processus de la chaîne de valeur. « Cela fait partie du job de chacun ».

L’engagement Optiflux

Optiflux propose une mise en place du Lean Office clef en main:

  • cartographie des flux
  • initiation à la méthode 5S
  • gestion de projet lors de mise en place
  • management du changement et suivi de l’intégration

Avec l’accompagnement et l’expertise des consultants Optiflux vous avez la certitude de mener à bien votre projet Lean Office.